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新冠肺炎疫情之下,企业档案工作者的思考和行动

2年前 1113 0

疫情过后,可能会怎样?大家深呼一口气,取下口罩,欢呼雀跃,似乎一切都已结束。然而,对于一个档案人来说,却总担心这可能是一个新的开始,一个个风险点的开始。

也许,但不确定,但只要有一丝风险,作为档案人,我们都要做好准备,做好相关档案的收集。那么,可能会是什么样的经营风险呢?

一、合同纠纷问题

本次疫情对各行各业都产生了一些影响,从生产到施工,或多或少都会涉及一些,那么,由此衍生的合同纠纷问题也许会成为重要的风险点。

例如本约定好的施工节点没完成,甲方追究乙方责任了怎么办?例如劳动量核算问题,误工费谁来付谁来陪?例如约定的交房期完不成,客户索赔怎么办?例如防疫过程中,物资采购,人员安置费用谁来承担,甲方还是乙方等等。

二、操作合规问题

在防疫过程中,涉及一定费用支出,那么是否存在操作违规问题呢?物资使用是否有问题呢?防疫工作是否有落实?一切的问号都会在审计、纪检人的脑海里。疫情过后,相关单位,尤其央企也许会面临着专项审计检查工作。

三、记忆维护问题

本次疫情期间,有多少非典时的记忆被翻出。当一张张照片再次呈现在我们的面前时,是否觉得一切还历历在目。那这次疫情呢?若干年公司人员换了一大波,谁还会知道曾经我们有过这样的经历,有过一起团结抗疫的经历,有过一边抗疫一边抓生产的干劲。这不能用美好来形容但确实相当珍贵的记忆是否得到完整维护?若干年后一旦再发生这样的疫情, 需要借鉴原有防疫方案时,是否还在呢?

这些风险点,随着疫情散去,会逐渐浮现出来。那么,如何规避这些风险点,作为档案人,我们不仅仅要做好“吹哨人”,更要做好本次疫情档案的保护者、管理者。

一、准确界定归档范围

对于特殊阶段特殊事项形成的文件归什么,这的确是档案人要认真思考的问题。如何去界定这个归档范围,是档案部门说了算,还是业务部门说了算?当然都不是。这个时候不能等着哪一个部门来提醒档案部门要归档,相反,档案部门应当主动作为,主动联合关联部门结合工作内容、上级要求、国家要求梳理归档范围。

每个单位的防疫工作情况不一样,归档范围应当结合公司工作实际去梳理,且要梳理得具体详细,避免泛泛而谈。例如金茂上海将防疫档案作为一个新增类目去管理,共设十一个二级类目:与疫情相关的上级发文、公司发文、疫情专题会纪要、疫情救助捐赠、疫情物资采购使用、疫情跟踪统计、疫情综合治理、疫情宣传报道以及与疫情相关的声像材料、实物材料和其他这几大类目。

二、及时开展交底培训

确定后的归档范围要及时组织交底培训,避免过成中的文件没得到安全保管及重视而引起丢失或破损。培训时的关联部门、关联人员要确保培训到位。培训不仅要培训归档范围,更要明确归档时间、归档质量等要求,培训质量要高,后期归档工作才会越顺利。疫情之下,越是艰难,越要做好交底培训工作。

三、适时开展过程跟踪

培训完毕并不意味着就可以等待归档,为了防止过程中文件丢失或者保管不完整,档案部门可主动作为,联合关联统筹部门协同开展过程跟踪与检查,根据工作实际查看相关文件形成完不完整、保管齐不齐全。预检工作越全面、发现问题越早,后面归档时就会越顺利,所以务必要认真落实过程跟踪机制。

四、推动规范移交归档

待疫情结束或者抗疫工作阶段性结束时,档案部门应第一时间组织开展收集归档工作,办理正式移交手续,对移交的文件要认真全面审核、鉴定,确保归档文件齐全、完整、准确、有效。

五、落实专项整理保管

对于疫情档案这一特殊阶段形成的特殊档案,建议作为一个专题进行整理保管,以件为单位进行整理,并将所有与之相关的档案集中在一个类目里。保管也要落实统一、集中要求,确保后期查找利用方便。

六、主动开展专项汇编

为精准记录本专题的特殊事项,档案部门应当从长远角度考虑,做好记忆的维护与传承,整理归档后应主动开展专题汇编,及时将疫情期间公司开展的相关事项集中梳理,汇编成专题供后人了解及利用,这不仅仅可以凸显出档案的价值,还可以凸显出档案人的主动作为。

作为档案人,我们要想他人之未想,做他人之未做。主动思考未来的风险点,结合目前有利条件提前做好所有关联档案的收集、整理与保管,为各项风险点的规避、解决提前奠定重要保障。

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