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金档科技数字化档案管理系统

2年前 983 0

产品介绍:

金档科技档案管理系统是金档科技有限公司在总结以前金档2.X和3.0经验的基础上,继简易版之后推出的又一套综合性的档案管理软件。


为契合大型企业级档案管理的特点,本系统从档案工作的实际需要出发,以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则,涵盖了档案业务处理的全过程,包括文件管理、档案管理和资料管理,以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。


在使用上,系统处处以符合用户的使用习惯为出发点,界面美观、功能键统一,每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式一步步引导您实现其功能,使您在轻松惬意中完成系统操作,真正做到无师自通。 在灵活性和可扩展性上,您不仅可以个性化地设计操作界面,动态调整实体分类和档号格式,还可灵活定义信息门类结构和创建报表格式。


在数据管理上,为确保运行数据的安全,不仅可以轻松实现数据的备份与恢复,还可通过导入导出功能,不同机器和用户之间的数据可自由输入、输出,互相交换,实现数据资源的共享。而且在数据的转移接收功能上,系统采用一键式完成,接收方式灵活多样,可通过软盘、光盘和电子邮件方式完成,轻松实现数据的上报和接收。 


主要功能:

系统维护 

  • 用户管理:用户分级权限控制,确保信息万无一失。

  • 实体分类:无限扩展空间,管理百种档案。

  • 多全宗、多分公司管理,满足集团公司集团、下属公司的档案管理既相对独立,又统一查询、统一管理的需求。

  • 数据的任意条件备份和恢复。

  • 制作目录:报表随意制作,满足特定行业需求;报表设计所见即所得,在设计过程中随时预览效果。

著录标引(对各类文件、档案进行著录登记)

  • 快捷录入:选择录入、代码录入方式。

  • 人性化设计,自定义著录界面:用户按照习惯任意定义录入界面,增强程序亲和力。

  • 自动纠错;对用户错误的输入、误输入自动提示纠正。

  • 自动标引:自动生成主题词。

  • 任意导入历史数据。

原文管理

  • 文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料直接扫描存储管理。

  • 原文数据的加密、压缩。

  • 文件、档案以及各种原文数据可以存储至磁带机、光盘塔。

整理编目

  • 自动组卷

  1. 遵循国家标准,同时支持传统与简化(新式)两种组卷方式进行自动组卷;另外允许用户自定义组卷条件,对各种专门类型档案进行自动组卷;

  2. 自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号;

  • 档案整理

  1. 数据采集功能可以直接导入其他档案管理系统的历史数据;

  2. 针对自动组卷或已经组好的案卷,可以采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整;

  3. 提供档案校验功能,对已有的案卷号、件号等各种档案管理序号可以自主修改和重新排序,对重号、错号自动校验;

  4. 打印编目

  5. 自动生成符合档案工作相关标准的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等;

  6. 提供多种地区、行业报表模版,报表格式可以任意定义扩充。

  7. 超强报表设计器,可以快捷制作专业报表。

  • 检索统计

  1. 单条件简易查找——逐条查询、批量筛选,方便快捷。

  2. 多条件组合检索——复合模糊条件,高速检索响应。

  3. 根据用户需求进行全文检索、图文声像一体化检索。

  4. 对检索结果进行排序、打印、格式转换、远程传递等处理;

  5. 登记借阅利用情况,超期自动催还,统计借阅情况,打印借阅登记单。

  6. 借阅利用情况和文件档案记录“自动互查”(根据利用登记记录可以了解所借阅的文件、档案详情,根据某份档案或文件,可以了解其借阅情况);


软硬件运行环境

硬件环境

  • 单机版:CPU 800M以上,512M内存,安装所需硬盘空间200M

  • 小型网络版:服务器端 CPU 1G以上,1G内存,安装所需硬盘空间300M,客户端 CPU 800M以上,512M内存。

  • 大型网络版:服务器端 CPU 2G以上,2G内存,安装所需硬盘空间350M,客户端 CPU 1G以上,1G内存。

软件环境

  • 单机版:Windows 98以上,支持Vista、Windows 7

  • 小型网络版:Windows 2000以上

  • 大型网络版:Windows 2000 Server 、Windows 2003Server


相对于上叙针对档案管理人员量身定做的C/S结构的档案管理系统,金档WEB查询系统可以让用户通过互联网或内部网,输入用户及密码,在此用户权限范围内对档案管理系统的数据进行查询等操作。WEB模块使用IE等浏览器作为操作界面,是一种B/S的结构,凡是有上网经验的人,都比较容易使用。此外,由于B/S结构的数据和程序都集中在服务器端,在安装、维护方面也比较容易,不需要对客户端维护。下图为科怡WEB查询系统的登陆界面,在这里只要输入和C/S方式下相同的用户名和密码登陆就可以查询到相关的信息。即,任何一个档案室的系统管理员在网内的任意一台计算机上登陆都可以得到相应的权限。

 

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web查询登录首页

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管理首页

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查询页面(一)

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查询页面(二)

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查询界面——在内部网上直接看到文件内容

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