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热烈祝贺我公司安庆市档案馆项目顺利通过2020-2021合同年度工作验收

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金档讯:近日,我公司中标的安庆市档案馆“馆藏档案整理及数字化加工项目”以高分顺利通过了业主单位组织的专家年度考核验收。

2021年6月11日,按照《安庆市档案馆馆藏档案整理及数字化加工供应商年度工作考核评分表》和招标文件、投标文件等相关法律文书中规定的质检目标,安庆市档案馆委托行业相关专家组成考评组及考核督查组,对我公司中标的安庆市档案馆馆藏档案整理及数字化加工项目供应商2020-2021合同年度工作情况进行了考核验收。

验收当日,专家组听取了我方年度项目工作情况汇报,检查加工现场、抽取一定比例的档案实体和数据查验后,专家组对我公司的工作给予了高度评价,认为我公司技术实力雄厚,组织保障科学,质量控制措施有效,成果质量符合招标文件、投标文件等法律文书的质量和进度要求,根据招标文件规定,完成了合同约定的阶段性任务,以高分通过验收,拟同意我公司进行合同后续内容。

同时,专家组也对我公司项目组的工作提出了建议与要求。专家组指出,希望武汉金档科技有限公司以项目相关法律文书为基准进一步加强项目管理,提升加工质量,稳步按照进度计划推进项目实施。进一步加强与监理方的衔接工作,严格按流程规范操作,确保档案实体和档案信息的安全。进一步加强项目组人员管理工作,规范项目组人员的行为规范。

我公司高度重视此次验收工作,由公司李总带队,协同技术部沈经理及项目经理提前一周到达项目地进行验收的前期工作。验收会议上,李总对2020-2021年度的项目工作向验收专家组进行了汇报,李总指出:

我公司于2020年1月份中标本项目之后,因受新冠肺炎疫情的影响,直到2020年4月下旬才进场开始项目场地的装修施工,5月初,在满足两地疫情防控要求的前提下,公司安排的管理及技术支持人员抵达安庆,安装设备、调试软件,完善和细化项目实施各环节的流程及管理制度等,于5月底初步具备了开工条件,并开始第一个全宗档案的整理及数字化加工。2020年6月份,第一个全宗按相关技术要求完工,并顺利通过验收及考核。第一个全宗的顺利验收,为后续工作确定了明确的技术标准和流程规范,也给我方项目组全体人员确立了信心,在标准、士气等多方面确保了后续工作的高质、高效的推进。

截止目前,在档案馆的全力支持下,在监理方合肥信息工程监理咨询有限公司的大力配合下,在我方项目组全体人员的共同努力下,本项目共完成102个全宗档案的整理及数字化加工工作,档案整理共计50396卷、16503件,录入条目611377条,数字化扫描影像2656499幅,顺利完成了第一个年度的工作任务,具备了年度验收及考核条件。

为确保本项目顺利进行,公司确立了以总经理为项目总负责人、项目经理负责具体执行的管理架构,成立了项目决策组、执行组、技术组以及后勤保障组,制定了一系列的项目管理制度及措施,健全了项目的组织管理。

在这一年来的项目实施过程中,为确保档案及相关信息安全,我方与所有项目人员签定了保密协议,并进行了专门的保密培训,强化了项目人员的保密意识。同时,项目现场安装了全覆盖的24小时监控系统和门禁系统,采取了一系列的疫情防控以及防火、防盗等安全保密防控措施。同时,为了提高项目人员的业务素质,我们还不定期组织了专门的业务培训,通过理论结合实践的培训方式和方法,让项目人员的业务水平和技能不断地得到提升。

在加工过程中,根据实际情况,我们对各环节的实施流程不断进行调整和优化,最后形成了适合本项目的合理、规范、高效的实施流程和技术规范,并确定了后续的进度计划,为项目后续实施打下了坚实的基础。

加工质量方面,我们建立了严格的质量监督控制体系,通过我们自主研发的《档案数字化加工系统》和《档案数字化成果质检软件》,在整理编页、条目校对录入、扫描、图像处理、数据挂接、装订、装盒等各个环节均要求100%进行质检并建立完整的质检记录,不合格立即返工,每个环节全部质检合格后才能进入下一环节,从最大程度上保障了加工质量。

我们制定了详细的《安庆市档案馆馆藏档案整理及数字化加工项目文件材料分类方案和归档范围表》,作为我方项目部项目管理文件材料的产生、收集、归档的指导性文件。在项目实施过程中,项目部严格按照要求规范各个环节的流程文件,项目实施各流程的记录文件清晰完整,档案交接记录齐全,质检记录详实,并有质检不合格项的后续处理记录。项目实施过程中形成的各类记录文件、日报、周报、月报等文件材料均已实行预立卷。

项目实施过程中,我们也遇到了不少问题,但在馆方的大力支持与配合下,我相信经过我们大家的共同努力,本项目最终一定能超预期、超标准的完成!


武汉金档科技有限公司

2021年6月12日讯

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